Email segment builder - Doelgroepen bouwen uit SAP Business One en Mailchimp

Segmenteren op echte bedrijfsdata in plaats van een e-maillijst

Bij een technische B2B-groothandel zit de waardevolle klantinformatie in SAP Business One: wie welke productgroepen afneemt, in welke sector een relatie actief is, welke accountmanager eraan gekoppeld is en hoeveel omzet er in een bepaalde periode is gedraaid. Het e-mailplatform kent daar niets van — dat weet alleen e-mailadressen en abonnee-status.

In deze oplossing wordt SAP live bevraagd en wordt het resultaat verrijkt met de actuele Mailchimp-status van elk contact. Hierdoor ontstaat een segmentatieomgeving waarin een doelgroep wordt samengesteld op basis van inhoud en context, in plaats van handmatig exporteren, filteren in Excel en opnieuw importeren.

Waarom een directe koppeling?

Een doelgroep samenstellen betekende voorheen: handmatig query’s draaien op SAP, resultaten exporteren, in Excel filteren en die lijst weer importeren in Mailchimp. Foutgevoelig, traag, en de opt-in-status van contacten werd daarbij makkelijk over het hoofd gezien.

Door SAP via de Service Layer rechtstreeks te koppelen aan het e-mailplatform komt de doelgroep uit de bron zelf, met de Mailchimp-status er direct naast. Zo ontstaat een selectie die zowel op bedrijfsgegevens als op mailbaarheid klopt.

Workflow overzicht

Kernfunctionaliteit

• Filteren op productgroepen, sector, accountmanager en minimale omzet.
• AND/OR-logica: aan alle filters voldoen of aan minstens één.
• Sectorkeuze gegroepeerd per hoofdgroep, met teller per groep.
• Live voorbeeld van bedrijven en mailbare contactpersonen.
• Automatisch respecteren van opt-ins en afmeldingen.
• Onderscheid tussen bestaande subscribers en actieve klanten die op basis van een bestaande klantrelatie in aanmerking komen, waarbij eerdere afmeldingen altijd gerespecteerd worden.
• Relaties met én zonder omzethistorie, afhankelijk van een omzetdrempel.
• Opgeslagen doelgroepen later opnieuw te actualiseren.

Slim omgaan met relaties zonder omzet

Niet elke interessante relatie is een kopende klant. Prospects en nieuwe contacten hebben nog geen omzethistorie, maar horen vaak wél in een campagne thuis. Zolang er geen minimale omzet is ingesteld, komen relaties met én zonder aankoophistorie mee. Pas zodra er een omzetdrempel wordt opgegeven, beperkt de selectie zich tot wie daadwerkelijk genoeg heeft afgenomen.

Zo is dezelfde tool bruikbaar voor een brede sectorcampagne én voor een scherpe selectie van grootverbruikers, zonder dat de marketeer van gereedschap hoeft te wisselen.

Technische componenten

• SAP Business One via de SAP Service Layer.
• Live dataquery’s op klant-, contact- en verkoopdata.
• Mailchimp API voor status en tagbeheer.
• Verwerkingswachtrij voor het toepassen van tags.
• Gegroepeerde sectorstructuur met hoofdgroepen.
• PHP en CMS component-architectuur.
• Custom middleware en API-koppelingen.

Resultaat

De oplossing maakt de bedrijfsdata uit SAP direct bruikbaar voor e-mailmarketing. Marketeers hoeven niet langer handmatig te exporteren en te filteren, maar stellen doelgroepen samen op basis van echte klant- en verkoopgegevens, met de Mailchimp-status er direct naast.

• Geen exports of tussenbestanden meer.
• Relevantere mailings door segmentatie op bedrijfsdata.
• Schonere selecties doordat opt-in altijd gecontroleerd wordt.
• Bruikbaar voor zowel brede als scherpe doelgroepen.
• Herbruikbare, actualiseerbare segmenten.
• Schaalbare koppeling tussen ERP en e-mailplatform.